Hogyan működik az e-közigazgatás?

A közigazgatás átalakulásával és az infokommunikációs technológiák elterjedésének köszönhetően ma már sokfajta ügy intézhető el elektronikusan, anélkül hogy ki kellene mozdulnunk otthonunkból és hosszú órákat kellene feleslegesen eltöltenünk különböző állami hivatalokban. Ez különösen a vállalkozások és azok vezetői számára fontos, hiszen az ügyintézésre fordított, sokszor felesleges időt és energiát a cég jövedelemtermelő képességének növelésére tudják fordítani.

A vállalkozások számára biztosított központi elektronikus közigazgatási szolgáltatások

A vállalkozások számára biztosított központi elektronikus közigazgatási szolgáltatások listája a magyarorszag.hu-n ITT található, de részletesen tájékozódhat a Neten a Hivatal projekt vállalkozásoknak szóló aloldalán is. A szolgáltatások használatáról a segítség menüpont alatt tájékozódhatunk, illetve szükség esetén a kormányzati ügyfélvonalon (1818) ingyenesen is kaphatunk tanácsokat a hatósági ügyintézés különböző témáiról.

A legnépszerűbb, leggyakrabban használt szolgáltatások a jobb oldali hasábban találhatók, amelyek közül is a legfontosabb az eBEV-szolgáltatás, amelynek keretében az ügyfélnek lehetősége van folyószámlájának lekérdezésére, adóbevallások jóváhagyására, nyugta letöltésére, üzenetek letöltésére, valamint jogosultságok lekérdezésére.

Szolgáltatás típusának magyarázata

1. szint: Tájékoztatás Az önkormányzat, közigazgatási szerv weboldalán csupán alapvető információkat (pl. elérhetőség), ügyleírásokat közöl, leírja, hogy milyen dokumentumok szükségesek az ügyintézéshez (statikus weboldalak).
2. szint: Egyirányú interakció Egyirányú ügyintézés, amely azt jelenti, hogy az önkormányzat, közigazgatási szerv weboldaláról (Word, PDF stb.) dokumentumokat lehet letölteni az ügyintézéshez, de azokat nem lehet elektronikus formában visszaküldeni, csak hagyományos (postai levél) módon.
3. szint: Kétirányú interakció
Kétirányú ügyintézés, amely azt jelenti, hogy az önkormányzat, közigazgatási szerv honlapján a dokumentumokat ki lehet tölteni online, a kitöltés ellenőrzése is megtörténik ilyenkor, illetve a letöltött dokumentumokat azonosítási eljárás mellett vissza is lehet küldeni elektronikus formában (űrlapok visszaküldéséhez és fogadásához az elektronikus aláírás alkalmazására van szükség, ugyanakkor lakossági bejelentésekhez elegendő egyéb digitális azonosítás, pl. regisztráció).
Emellett az interaktivitást növelő szolgáltatások is segítik a felhasználók tájékozódását. Ilyen szolgáltatások például a következők: kérdezés, visszacsatolás lehetősége, online segítségnyújtás, fórum.
Az ügy indításához (intézéséhez, okmányok leadásához) személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási irat (igazolvány, határozat stb.) átvétele, valamint a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés hagyományos úton történik.
 
4. szint: Tranzakció Teljes körű elektronikus ügyintézés (ide értve a döntés közlését, a kézbesítést és a fizetést is), amely azt jelenti, hogy az elektronikusan visszaküldött dokumentumok (pl. űrlapok) feldolgozása is automatikusan történik. Megvalósul a dokumentumok, ügymenetek elektronikus nyomon követése, lehetővé válik az illetékek, díjak elektronikus úton történő befizetése. Ennek feltétele egyrészt az elektronikus aláírás széles körű elterjedése, másrészt hogy olyan integrált rendszer jöjjön létre, amely hatékonyan kapcsolja össze az önkormányzat front-office (kapcsolat az ügyféllel) és back-office (háttérben működő, az ügyintéző munkáját támogató) rendszereit.
5. szint: proaktivitás Amikor például az elektronikus rendszer előre tudja jelezni egy okmány lejárati idejét és arról időben értesítést küld.
 
Az e-közigazgatási szolgáltatások használatának feltételei a szolgáltatás minőségi (szofisztikáltsági) szintjétől függenek. Az 1-es és 2-es szintű szolgáltatások, amelyek tájékozódást és egyirányú interakciót tesznek lehetővé az ügyfelek számára, nem várnak el speciális, az általános internethasználaton túli szaktudást a felhasználótól, hisz ezek a szolgáltatások kizárólag információszerzésre alkalmasak. Az ilyen ügyek intézésének nagy része továbbra is offline, azaz nem az interneten zajlik. A már kétirányú interakciót is lehetővé tévő szolgáltatások igénybevételének legfontosabb feltétele (természetesen az alap infokommunikációs infrastruktúra és az internet-előfizetés mellett) a valamilyen formájú, típusú azonosítás. Ezzel igazoljuk ugyanis az adott közigazgatási hivatal felé saját magunk, illetve cégünk azonosságát.

Az új, e-közigazgatást érintő szabályozási környezet ugyan új azonosítási formák bevezetését is lehetővé teszi az ügyfelek számára a közigazgatási ügyek intézése során, a legelterjedtebb azonosítási szolgáltatás továbbra is az Ügyfélkapu marad. Az Ügyfélkapu működéséről bővebben ITT olvashat.
 
Ha már rendelkezünk Ügyfélkapuval és beléptünk az ügyintézési felületre, kiválaszthatjuk az általunk elintézni kívánt ügyet (link a legfontosabb szolgáltatások menüpontra), valamint rövid ügyleírás formájában arról is tájékoztatást kapunk, hogy ügyünket milyen szintig tudjuk elektronikusan intézni, milyen intézmények lehetnek érintettek, ügyünket mennyi idő alatt tudja feldolgozni az adott hatóság és milyen gyorsan kapunk visszajelzést az ügy sikeres lezárásáról vagy a további szükséges intézkedésekről. Az ügyfélkapuhoz tartozó értesítési tárhelyre, amely lényegében egy fokozott biztonságú állami tárhelyszolgáltatásnak is tekinthető, pedig minden egyes cselekményről, illetve annak státusáról tájékoztatást kapunk.