Miért jó az elektronikus közigazgatás?

Az információs és kommunikáció technológiák fejlődése, az internet elterjedése megváltoztatta az emberek, vállalkozások, közösségek mindennapjait. E változások nem kerülhetik el az állam működését, illetve a közigazgatás szervezését sem: eljött az ideje, hogy a közigazgatás végre valóban ügyfélbarát szemléletű, a vállalkozások adminisztratív terheit is csökkentő elektronikus szolgáltatásokkal javítsa működésének hatékonyságát és ügyfeleinek elégedettségét.
A hatékony, olcsó és ügyfélbarát közigazgatás kialakítása, illetve a lakosság és a vállalkozások bürokratikus terheinek csökkentése iránti igény világszerte a korábbi közigazgatás-szervezési és működési gyakorlat újragondolására késztette a kormányzatokat. A közigazgatás átszervezése és a szükséges reformok bevezetése egybeesik az infokommunikációs technológiák, eszközök és szolgáltatások néhány évtizede megindult szédítő tempójú fejlődésével.
 
A közigazgatás megújításának szándéka, illetve az internetes szolgáltatások széles körű elérhetővé válása együttesen megteremtette a kényelmesebb, hatékonyabb és takarékosabb elektronikus közigazgatás – röviden az e-közigazgatás – lehetőségét.
 
A lakosság elégedettsége, a vállalkozások hatékonysága és a nemzetgazdaság versenyképessége szempontjából egyaránt kulcsfontosságú, hogy az állami ügyintézés minden szinten egyszerűbbé és átláthatóbbá váljon. A világos feladatmegosztás és az ezzel arányos feladatfinanszírozás mellett ennek fontos feltétele, hogy a közigazgatás belső folyamatai áttekinthetők és kiszámíthatók, az ügyfelek által igénybe vett szolgáltatások pedig az ország minden pontján könnyen és azonos minőségben elérhetők legyenek.

Az e-közigazgatás valamennyi érintett (az állam, a vállalkozások, a lakosság) számára előnyös, hiszen növeli a hatékonyságot, időt és költséget takarít meg – így az elektronikus szolgáltatások bevezetése és igénybevétele elterjedése végső soron kedvező hatást gyakorol a vállalkozások és a nemzetgazdaság versenyképességére, az esélyegyenlőségre és a lakosság életminőségére is.
 
A lakosság és a vállalkozások esetében könnyű belátni az előnyöket: kevesebb sorban állás, kevesebb elvesztegetett idő, nagyobb transzparencia, csökkenő bürokrácia. Az elektronikus közigazgatási szolgáltatások azonban nem csak a lakossági és üzleti igénybevevők ügyintézési terheinek csökkentésével erősítik a versenyképességet, hanem a közigazgatás jobb és hatékonyabb működésének támogatásával is; a folyamatok egyszerűsítésével és átláthatóvá tételével hozzájárulnak ahhoz, hogy a közigazgatás az eddiginél takarékosabb működés mellett is képes legyen a korábbiaknál jobb minőségű szolgáltatások nyújtására. 

Az E-közigazgatás által nyújtott előnyök
Az E- közigazgatás által nyújtott előnyök

Előnyök a vállalkozások szempontjából:
  • az e-közigazgatási szolgáltatások erősítik a versenyképességet: e szolgáltatások bevezetésével csökken a hatósági ügyintézésre fordított idő; a felszabaduló időben az érintett ügyintézők olyan feladatokat tudnak ellátni, amelyek jobban szolgálják a vállalkozás profittermelő tevékenységét;
  • az e-közigazgatási szolgáltatások igénybevétele csökkenti a papír alapú ügyintézéssel járó környezetterhelést és irattárazási feladatokat, az elektronikusan tárolt ügyiratok könnyen visszakereshetők;
  • az ügyintézés nem helyhez vagy időhöz kötött, a vállalkozás arra kijelölt munkatársa gyakorlatilag bárhonnan és bármikor el tudja indítani a fontos ügyeket;
  • az elektronikus ügyintézés egyszerűbb és gyorsabb, mint a hagyományos, személyes megjelenéshez kötött ügyintézés;
  • az e-közigazgatás szolgáltatások közvetve erősítik a vállalkozások informatikai felkészültségét: e szolgáltatások igénybevétele informatikai infrastruktúra meglétét és a szolgáltatások igénybevételéhez szükséges ismeretek meglétét is feltételezi.
 
Az e-közigazgatás használatának előnyei (a válaszadók %-ában)

Az e-közigazgatás használatának előnyei (a válaszadók %-ában)
Forrás: A közigazgatás vállalati megítélése: Kutatás a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség részére, 2011
 
Az e-közigazgatás előnyei a lakosság szempontjából:
  • az e-közigazgatás javítja a szolgáltatások minőségét: a legtöbb ország közszolgáltatásokkal kapcsolatos fejlesztési elképzeléseinek fókuszában az ügyfélközpontúság szemlélete áll. A sikeres szolgáltatások mindig figyelembe veszik a felhasználók elvárásait. Ezek központi eleme, hogy az ügyfélnek ne kelljen részleteiben ismernie a közigazgatási struktúrát, illetve annak működését ahhoz, hogy meg tudja oldani a pillanatnyi élethelyzetével kapcsolatos hivatali ügyeket.
  • az e-közigazgatás hozzájárul az állampolgárok és az állam kapcsolatának erősítéséhez: a jó kormányzás egyik fundamentuma az állampolgárok és a kormányzat közötti jó bizalmi viszony. Az állampolgárok bevonása a politikaalkotás különböző folyamataiba, a nyitott és elszámoltatható kormányzat képe jelentősen csökkentheti a korrupció esélyét, ebben pedig kitüntetett szerepük van az infokommunikációs technológiáknak. Emellett az e-kormányzat abban is segítheti az állampolgárokat, hogy hangjuk, véleményük szélesebb körben eljusson a politikai és közigazgatási döntéshozókhoz;
  • az e-közigazgatási szolgáltatások használata javítja az életminőséget: az utazásra, sorban állásra és ügyintézésre fordított idő csökkenése kevesebb kieső munkaórát és/vagy az egyéb célokra rendelkezésre álló idő bővülését eredményezi;
  • az e-közigazgatás jelentős költségmegtakarításokat eredményezhet: az utazási költségek, az offline ügyintézéshez kapcsolódó esetleges díjak megtakarításával csökkentik a hivatali ügyintézés költségeit;
  • a képzésekkel és munkahelyekkel kapcsolatos információk egyszerű elérhetősége nagyobb és gyorsabb elhelyezkedési lehetőségeket biztosít az állást keresők számára.
 
Az e-közigazgatás előnyei az állam szempontjából:
  • az e-közigazgatás növeli a hatékonyságot: az infokommunikációs technológiák segítik a közszféra tömeges adatainak hatékonyabb feldolgozását, az internet alapú alkalmazások olcsóbbá teszik az adatgyűjtést és továbbítást, valamint az információk biztosítását a közszféra ügyfelei számára. Szignifikáns megtakarítások várhatók az adatok kormányon belüli, illetve az önkormányzatok és a központi közigazgatás közötti megosztásából;
  • az e-közigazgatás segíti a szakpolitikai célok hatékonyabb elérését: az online elérhetőség növeli bizonyos (pl. oktatási) programok használatát, az egészségügyben történő információmegosztás hatékonyan segítheti a betegellátást, a központi és a helyi önkormányzatok közötti információcsere pedig támogatja pl. a környezetvédelmi célok gyorsabb érvényesülését;
  • az e-közigazgatás elősegíti a gazdasági célok elérését: hozzájárul a korrupció csökkenéséhez, növeli a transzparenciát és a kormányzattal szembeni állampolgári bizalmat. A közcélú adatok könnyebb elérhetővé tételével javítja a gazdasági szereplők információhoz jutási lehetőségeit, ami az információs korban minden szereplőnek elemi érdeke;
  • az e-közigazgatásnak komoly szerepe van a reformfolyamatokban: ma már elképzelhetetlen olyan sikeres közigazgatási reform vagy az állami működés felülvizsgálata, racionalizálása, megújítása, amelyben ne kapna kiemelt szerepet a belső folyamatok és a külső szolgáltatások elektronizálása.